El
Proceso Administrativo
Por:
Jesús Figueroa
INTRODUCCIÓN
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios
para llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo. La administración a su
vez es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los
recursos para lograr los objetivos organizacionales, de tal forma que el
proceso administrativo es un conjunto de fases o etapas sucesivas a través de
las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman
un proceso integral. En este sentido, se puede inferir que los procesos administrativos
son el conjunto de elementos requeridos como principal fuente de éxito del
administrador. Son esencialmente formas de hacer las cosas, métodos para lograr
un determinado resultado con mayor eficiencia y eficacia.
Diversos autores han expuesto diversos elementos que
forman parte del proceso administrativo, sin embargo los elementos de la
función de administración que Fayol definiera en su tiempo son: Prever,
Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la línea propuesta por
Fayol, los autores clásicos y neoclásicos adoptan el Proceso Administrativo
como núcleo de su teoría; con sus cuatro elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar.
En el presente trabajo de investigación se presentarán
los detalles de cada uno de estos elementos.
PROCESO ADMINISTRATIVO
La administración de una empresa requiere el constante
ejercicio de ciertas responsabilidades directivas. A tales responsabilidades a
menudo se les denomina colectivamente funciones de la administración. Si bien
varían sus designaciones, estas funciones son ampliamente reconocidas tanto por
los eruditos académicos como por los gerentes profesionales, e involucra los
siguientes procesos: planificación, organización, dirección y control.
La planificación
Es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y
elegir un futuro curso de acción para lograrlos.
La planificación comprende:
(a)
establecer los objetivos de la empresa
(b)
desarrollar premisas acerca del medio ambiente en el cual
han de cumplirse
(c)
elegir un curso de acción para alcanzar los objetivos
(d)
iniciar las actividades necesarias para traducir los planes
en acciones
(e)
replanear sobre la marcha para corregir deficiencias
existentes
La planificación constituye la base para el ejecución
efectiva de los demás procesos administrativos y constituye el componente más
crítico de todo el sistema, tanto a corto como a mediano y largo plazo. A
través de la planificación se determina que vamos a hacer, cómo lo vamos a
hacer y quién lo va a hacer.
La planificación debe cubrir tres tipos de proyecciones:
(a)
Una proyección para referencia (el caso estático), la cual
implica un intento por especificar cuál sería el futuro estado de la entidad si
no se hiciera nada, es decir, si no hubiera una intervención planificada por la
alta administración.
(b)
Una proyección anhelada (el caso altamente optimista), la
cual entraña una especificación de “esperanzas y sueños” en cuanto al estado
futuro de la entidad, es decir, el cumplimiento esencial de todas las
aspiraciones de la entidad.
(c)
Una proyección planificada (el caso más probable), que
supone una especificación de qué tan cerca puede lograr la entidad de manera
realista, una proyección anhelada. La proyección planificada tiende a ser un
término medio entre la proyección para referencia y la proyección anhelada.
Detalla los objetivos y las metas planificadas a ser alcanzado durante el
tiempo que cubre el proceso de planificación.
La planificación es un proceso continuo, ya que una
proyección planificada nunca puede considerarse como el producto final y
definitivo, debe ser modificada al cambiar las condiciones y al contar con
nueva información.
Organización
Es el proceso mediante el cual los empleados y sus
labores se relacionan unos con otros para cumplir los objetivos de la empresa.
Consiste en dividir el trabajo entre grupos e individuos y coordinar las
actividades individuales del grupo. Organizar implica también establecer la
autoridad directiva.
El proceso de organización depende de los planes de la
empresa y consiste en:
(a)
la subdivisión de la empresa en unidades de trabajo
manejables
(b)
la asignación o delegación de responsabilidades
administrativas
(c)
la definición del lugar de las decisiones
Normalmente a esto se le denomina organizar o
desarrollar una estructura organizacional. La estructura enfatiza la delegación
de la autoridad y responsabilidad administrativas desde el más elevado nivel en
la compañía hasta los niveles inferiores. Ello es importante porque la
planificación y el control se implantan a cada nivel de la organización.
Control
El control se ejerce continuamente, al igual que la
planificación. Hay procesos de control que deben siempre estar funcionando
dentro de la empresa. Controlar puede definirse como el proceso de medir y
evaluar el desempeño de cada componente organizacional de la empresa, y
efectuar la acción correctiva cuando sea necesario para asegurar el
cumplimiento eficiente de los objetivos, metas, políticas y normas de la
empresa establecidos en el proceso de planificación.
El control se
ejerce a través de la evaluación personal, los informes periódicos de desempeño
e informes especiales. Bajo otro enfoque, se identifican los tipos de control
de la siguiente manera:
(a)
Control preliminar: se ejerce previamente a la acción para
asegurar que se preparen los recursos y el personal necesarios y se tengan
listos para iniciar las actividades.
(b)
Control coincidente: vigilar las actividades corrientes
para asegurar que se cumplan las políticas y los procedimientos sobre la
marcha.
(c)
Control por retroalimentación: acción a posteriori
concentrando la atención sobre los resultados pasados para controlas las
actividades futuras.
Un proceso de control corriente, cuyo propósito sea
ayudar a vigilar las actividades periódicas de un negocio y de cada centro de
responsabilidad, consta de las siguientes fases:
(a)
Comparar el desempeño (resultados reales) con las metas y
normas planificadas.
(b)
Preparar un informe de desempeño que muestre los resultados
reales, los resultados planificados y cualquier diferencia entre ambos.
(c)
Analizar las variaciones y operaciones relacionadas para
determinar las causas subyacentes de las variaciones.
(d)
Desarrollar cursos de acción opcionales para corregir
cualquier deficiencia y aprender de los éxitos
(e)
Hacer una selección (acción correctiva) del menú de
alternativas y ponerlas en práctica
(f)
Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad
de la corrección; continuar con la alimentación adecuada para efectos de
replanificación.
Un control eficaz exige la alimentación adecuada, es
decir, se supone que los objetivos, planes, políticas y normas se han
desarrollado y comunicado a aquellos gerentes que tienen las correspondientes
responsabilidades de desempeño. Por lo tanto, el control debe necesariamente
apoyarse en el concepto de retroalimentación, el cual exige mediciones de
desempeño (o resultados reales) y dispara la acción correctiva prevista para
asegurar el logro de los objetivos. Cuando los planes se hacen operacionales,
debe ejercerse el control para medir el avance. En algunos casos, el control
tiene también como resultado la modificación de los planes y metas anteriores o
la formulación de nuevos planes, cambios en la operación y reasignación de la
gente. Deben desarrollarse métodos de control para las características
particulares de la operación y la estructura de organización.
Un importante
aspecto del control que a menudo se pasa por alto es su relación con el momento
de la acción. El control no puede ser a posterior, sino debe aplicarse en el
momento de la acción o cuando se asuma el compromiso.
Dirección
La acción de dirigir implica mandar, influir y motivar a
los empleados para que realicen tareas esenciales. La relación y el tiempo son
fundamentales para las actividades de la dirección. De hecho, la dirección
llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas
que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás
de que se les unan para lograr el futuro deseado, surge de los pasos de la
planificación y la organización.
La dirección es la función que trata, a través de la
influencia interpersonal, de lograr que todos los involucrados en la
organización contribuyan al logro de sus objetivos. Se ejerce a través de:
(a) liderazgo, es el conjunto de habilidades gerenciales o directivas
que un individuo tiene para influir en la forma de ser de las personas o en un
grupo de personas determinado, haciendo que este equipo trabaje con entusiasmo,
en el logro de metas y objetivos.
También se entiende como la
capacidad de tomar la iniciativa, gestionar, convocar, promover, incentivar,
motivar y evaluar un proyecto, de forma eficaz y eficiente, sea éste personal,
gerencial o institucional (dentro del proceso administrativo de la
organización).
(b) motivación, la palabra motivación deriva del latín motivus o
motus, que significa ‘causa del movimiento’. La motivación puede definirse como
«el señalamiento o énfasis que se descubre en una persona hacia un determinado
medio de satisfacer una necesidad, creando o aumentando con ello el impulso
necesario para que ponga en obra ese medio o esa acción, o bien para que deje
de hacerlo». Otros autores definen la motivación como «la raíz dinámica del
comportamiento»; es decir, «los factores o determinantes internos que incitan a
una acción». La motivación es un estado interno que activa, dirige y mantiene
la conducta.
(c) comunicación, consiste en el intercambio de
información, pensamientos, hechos, opiniones, ideas e incluso emociones, siendo
la comunicación en la dirección esta comunicación con los empleados con el fin
de transmitirles confianza, entendimiento, buenas relaciones y reciprocidad por
medio de estas acciones comunicativas.
Mediante la comunicación es por la
que se produce la actividad organizada, y es por eso por lo que es la
comunicación la que favorece la acción y el cambio dentro de la empresa. Es
necesaria para que los empleados y el resto conozcan las metas de la empresa,
así como la misión, visión y valores de la empresa, desarrollar planes para
obtener los objetivos de la empresa, organizar los recursos humanos y
seleccionar y formar a las personas adecuadamente, y es muy importante para
motivar a los empleados.
La comunicación interna es una
herramienta muy importante dentro de la empresa y la dirección. Por medio de
este tipo de comunicación es como la dirección vincula al empleado para
conseguir un fin común que son los objetivos de la empresa en el puesto en que
la persona desarrolle el trabajo.
La comunicación hace que la
dirección puede identificar problemas, saber qué acciones necesita tomar y
tomar las decisiones. Es un medio también para planificar la administración de
la empresa con mayor efectividad.
Dentro de la comunicación podemos
distinguir entre la comunicación formal, que se produce en reuniones y otras
circunstancias, y la informal que es más de carácter personal. Cada una de
ellas es necesaria para un objetivo en concreto, cada una de ellas es tan
necesaria como la otra.
Principalmente, en la dirección la
comunicación es descendente, ya que es el alto mando el que propicia la
comunicación hacia los niveles más bajos, mientras que hacer caso a la
comunicación con los niveles bajos es comunicación ascendente. La comunicación
puede ser verbal o escrita. La escrita se puede realizar por medio de cartas,
revistas de empresa, avisos y muchas más cosas, siempre que la verbal puede
surgir en conversaciones, comunicados verbales, etc.
Los gerentes y altos mandos, los
que forman parte de la dirección, tienen que aprender a comunicarse frecuentemente, de manera
sencilla y efectiva para que la empresa crezca positivamente, ya que una de las
mayores herramientas de la empresa por parte de la dirección va a ser
principalmente la comunicación.
Adicionalmente, en la dirección se establecen esquemas
para el proceso de toma de decisiones, la integración y supervisión.
CONCLUSIONES
El proceso de administración se refiere a planear y
organizar la estructura y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar
sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho
mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe
alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios según
lo que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe
tener una función individual de coordinar, sin embargo parece más exacto
concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos
individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo. Todos
estos factores determinan el funcionamiento de la empresa los cuales se
integran y se conjugan para mejorar el desenvolvimiento de las actividades
organizacionales de la empresa o grupo social en la cual los factores trabajan
y se conjugan de manera estructural para establecer condiciones de
funcionamientos corporativas y empresariales dentro de una empresa.
El proceso administrativo es una serie de actividades
independientes de que se vale la administración para el ejercicio de las cuatro
principales funciones: planificar, organizar, controlar y dirigir.
Planificación es el proceso de desarrollar objetivos
empresariales y elegir un futuro curso de acción para lograrlos.
Organización es el proceso mediante el cual los
empleados y sus labores se relacionan unos con otros para cumplir los objetivos
de la empresa. Consiste en dividir el trabajo entre grupos e individuos y
coordinar las actividades individuales del grupo. Organizar implica también
establecer la autoridad directiva.
Control es el proceso de medir y evaluar el desempeño de
cada componente organizacional de la empresa, y efectuar la acción correctiva
cuando sea necesario para asegurar el cumplimiento eficiente de los objetivos,
metas, políticas y normas de la empresa establecidos en el proceso de
planificación.
Dirección es la función que trata, a través de la
influencia interpersonal, de lograr que todos los involucrados en la
organización contribuyan al logro de sus objetivos
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.
§
Wlsch, G., Milton, R. y Gordon, P. (1990) Presupuestos,
Planificación y control de utilidades, editorial, Maureen Wilson, Naucalpan de
Juárez, México.
§ //es.wikipedia.org/wiki/Liderazgo
§ //www.gestion.org/recursos-humanos/liderazgo/5750/elementos-de-direccion-la-comunicacion/
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