El Proceso Administrativo

Por: Jesús Figueroa

INTRODUCCIÓN

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo. La administración a su vez es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales, de tal forma que el proceso administrativo es un conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. En este sentido, se puede inferir que los procesos administrativos son el conjunto de elementos requeridos como principal fuente de éxito del administrador. Son esencialmente formas de hacer las cosas, métodos para lograr un determinado resultado con mayor eficiencia y eficacia.

Diversos autores han expuesto diversos elementos que forman parte del proceso administrativo, sin embargo los elementos de la función de administración que Fayol definiera en su tiempo son: Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la línea propuesta por Fayol, los autores clásicos y neoclásicos adoptan el Proceso Administrativo como núcleo de su teoría; con sus cuatro elementos:  Planificar,  Organizar,  Dirigir y  Controlar.

En el presente trabajo de investigación se presentarán los detalles de cada uno de estos elementos.

PROCESO ADMINISTRATIVO

La administración de una empresa requiere el constante ejercicio de ciertas responsabilidades directivas. A tales responsabilidades a menudo se les denomina colectivamente funciones de la administración. Si bien varían sus designaciones, estas funciones son ampliamente reconocidas tanto por los eruditos académicos como por los gerentes profesionales, e involucra los siguientes procesos: planificación, organización, dirección y control.

La planificación

Es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un futuro curso de acción para lograrlos. 

La planificación comprende:

(a)   establecer los objetivos de la empresa

(b)   desarrollar premisas acerca del medio ambiente en el cual han de cumplirse

(c)    elegir un curso de acción para alcanzar los objetivos

(d)   iniciar las actividades necesarias para traducir los planes en acciones

(e)   replanear sobre la marcha para corregir deficiencias existentes

La planificación constituye la base para el ejecución efectiva de los demás procesos administrativos y constituye el componente más crítico de todo el sistema, tanto a corto como a mediano y largo plazo. A través de la planificación se determina que vamos a hacer, cómo lo vamos a hacer y quién lo va a hacer.

La planificación debe cubrir tres tipos de proyecciones:

(a)    Una proyección para referencia (el caso estático), la cual implica un intento por especificar cuál sería el futuro estado de la entidad si no se hiciera nada, es decir, si no hubiera una intervención planificada por la alta administración.

(b)    Una proyección anhelada (el caso altamente optimista), la cual entraña una especificación de “esperanzas y sueños” en cuanto al estado futuro de la entidad, es decir, el cumplimiento esencial de todas las aspiraciones de la entidad.

(c)    Una proyección planificada (el caso más probable), que supone una especificación de qué tan cerca puede lograr la entidad de manera realista, una proyección anhelada. La proyección planificada tiende a ser un término medio entre la proyección para referencia y la proyección anhelada. Detalla los objetivos y las metas planificadas a ser alcanzado durante el tiempo que cubre el proceso de planificación.

La planificación es un proceso continuo, ya que una proyección planificada nunca puede considerarse como el producto final y definitivo, debe ser modificada al cambiar las condiciones y al contar con nueva información.

Organización

Es el proceso mediante el cual los empleados y sus labores se relacionan unos con otros para cumplir los objetivos de la empresa. Consiste en dividir el trabajo entre grupos e individuos y coordinar las actividades individuales del grupo. Organizar implica también establecer la autoridad directiva.

El proceso de organización depende de los planes de la empresa y consiste en:

(a)   la subdivisión de la empresa en unidades de trabajo manejables

(b)   la asignación o delegación de responsabilidades administrativas

(c)    la definición del lugar de las decisiones

Normalmente a esto se le denomina organizar o desarrollar una estructura organizacional. La estructura enfatiza la delegación de la autoridad y responsabilidad administrativas desde el más elevado nivel en la compañía hasta los niveles inferiores. Ello es importante porque la planificación y el control se implantan a cada nivel de la organización.

Control

El control se ejerce continuamente, al igual que la planificación. Hay procesos de control que deben siempre estar funcionando dentro de la empresa. Controlar puede definirse como el proceso de medir y evaluar el desempeño de cada componente organizacional de la empresa, y efectuar la acción correctiva cuando sea necesario para asegurar el cumplimiento eficiente de los objetivos, metas, políticas y normas de la empresa establecidos en el proceso de planificación.

 El control se ejerce a través de la evaluación personal, los informes periódicos de desempeño e informes especiales. Bajo otro enfoque, se identifican los tipos de control de la siguiente manera:

(a)   Control preliminar: se ejerce previamente a la acción para asegurar que se preparen los recursos y el personal necesarios y se tengan listos para iniciar las actividades.

(b)   Control coincidente: vigilar las actividades corrientes para asegurar que se cumplan las políticas y los procedimientos sobre la marcha.

(c)    Control por retroalimentación: acción a posteriori concentrando la atención sobre los resultados pasados para controlas las actividades futuras.

Un proceso de control corriente, cuyo propósito sea ayudar a vigilar las actividades periódicas de un negocio y de cada centro de responsabilidad, consta de las siguientes fases:

(a)   Comparar el desempeño (resultados reales) con las metas y normas planificadas.

(b)   Preparar un informe de desempeño que muestre los resultados reales, los resultados planificados y cualquier diferencia entre ambos.

(c)    Analizar las variaciones y operaciones relacionadas para determinar las causas subyacentes de las variaciones.

(d)   Desarrollar cursos de acción opcionales para corregir cualquier deficiencia y aprender de los éxitos

(e)   Hacer una selección (acción correctiva) del menú de alternativas y ponerlas en práctica

(f)     Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la corrección; continuar con la alimentación adecuada para efectos de replanificación.

Un control eficaz exige la alimentación adecuada, es decir, se supone que los objetivos, planes, políticas y normas se han desarrollado y comunicado a aquellos gerentes que tienen las correspondientes responsabilidades de desempeño. Por lo tanto, el control debe necesariamente apoyarse en el concepto de retroalimentación, el cual exige mediciones de desempeño (o resultados reales) y dispara la acción correctiva prevista para asegurar el logro de los objetivos. Cuando los planes se hacen operacionales, debe ejercerse el control para medir el avance. En algunos casos, el control tiene también como resultado la modificación de los planes y metas anteriores o la formulación de nuevos planes, cambios en la operación y reasignación de la gente. Deben desarrollarse métodos de control para las características particulares de la operación y la estructura de organización.

 Un importante aspecto del control que a menudo se pasa por alto es su relación con el momento de la acción. El control no puede ser a posterior, sino debe aplicarse en el momento de la acción o cuando se asuma el compromiso.

Dirección

La acción de dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La relación y el tiempo son fundamentales para las actividades de la dirección. De hecho, la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr el futuro deseado, surge de los pasos de la planificación y la organización.

La dirección es la función que trata, a través de la influencia interpersonal, de lograr que todos los involucrados en la organización contribuyan al logro de sus objetivos. Se ejerce a través de:

(a)  liderazgo, es el conjunto de habilidades gerenciales o directivas que un individuo tiene para influir en la forma de ser de las personas o en un grupo de personas determinado, haciendo que este equipo trabaje con entusiasmo, en el logro de metas y objetivos.

También se entiende como la capacidad de tomar la iniciativa, gestionar, convocar, promover, incentivar, motivar y evaluar un proyecto, de forma eficaz y eficiente, sea éste personal, gerencial o institucional (dentro del proceso administrativo de la organización).

(b) motivación, la palabra motivación deriva del latín motivus o motus, que significa ‘causa del movimiento’. La motivación puede definirse como «el señalamiento o énfasis que se descubre en una persona hacia un determinado medio de satisfacer una necesidad, creando o aumentando con ello el impulso necesario para que ponga en obra ese medio o esa acción, o bien para que deje de hacerlo». Otros autores definen la motivación como «la raíz dinámica del comportamiento»; es decir, «los factores o determinantes internos que incitan a una acción». La motivación es un estado interno que activa, dirige y mantiene la conducta.

(c) comunicación, consiste en el intercambio de información, pensamientos, hechos, opiniones, ideas e incluso emociones, siendo la comunicación en la dirección esta comunicación con los empleados con el fin de transmitirles confianza, entendimiento, buenas relaciones y reciprocidad por medio de estas acciones comunicativas.

Mediante la comunicación es por la que se produce la actividad organizada, y es por eso por lo que es la comunicación la que favorece la acción y el cambio dentro de la empresa. Es necesaria para que los empleados y el resto conozcan las metas de la empresa, así como la misión, visión y valores de la empresa, desarrollar planes para obtener los objetivos de la empresa, organizar los recursos humanos y seleccionar y formar a las personas adecuadamente, y es muy importante para motivar a los empleados.

La comunicación interna es una herramienta muy importante dentro de la empresa y la dirección. Por medio de este tipo de comunicación es como la dirección vincula al empleado para conseguir un fin común que son los objetivos de la empresa en el puesto en que la persona desarrolle el trabajo.

La comunicación hace que la dirección puede identificar problemas, saber qué acciones necesita tomar y tomar las decisiones. Es un medio también para planificar la administración de la empresa con mayor efectividad.

Dentro de la comunicación podemos distinguir entre la comunicación formal, que se produce en reuniones y otras circunstancias, y la informal que es más de carácter personal. Cada una de ellas es necesaria para un objetivo en concreto, cada una de ellas es tan necesaria como la otra.

Principalmente, en la dirección la comunicación es descendente, ya que es el alto mando el que propicia la comunicación hacia los niveles más bajos, mientras que hacer caso a la comunicación con los niveles bajos es comunicación ascendente. La comunicación puede ser verbal o escrita. La escrita se puede realizar por medio de cartas, revistas de empresa, avisos y muchas más cosas, siempre que la verbal puede surgir en conversaciones, comunicados verbales, etc.

Los gerentes y altos mandos, los que forman parte de la dirección, tienen que aprender  a comunicarse frecuentemente, de manera sencilla y efectiva para que la empresa crezca positivamente, ya que una de las mayores herramientas de la empresa por parte de la dirección va a ser principalmente la comunicación.

Adicionalmente, en la dirección se establecen esquemas para el proceso de toma de decisiones, la integración y supervisión.

CONCLUSIONES

El proceso de administración se refiere a planear y organizar la estructura y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios según lo que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar, sin embargo parece más exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo. Todos estos factores determinan el funcionamiento de la empresa los cuales se integran y se conjugan para mejorar el desenvolvimiento de las actividades organizacionales de la empresa o grupo social en la cual los factores trabajan y se conjugan de manera estructural para establecer condiciones de funcionamientos corporativas y empresariales dentro de una empresa.

El proceso administrativo es una serie de actividades independientes de que se vale la administración para el ejercicio de las cuatro principales funciones: planificar, organizar, controlar y dirigir.

Planificación es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un futuro curso de acción para lograrlos.

Organización es el proceso mediante el cual los empleados y sus labores se relacionan unos con otros para cumplir los objetivos de la empresa. Consiste en dividir el trabajo entre grupos e individuos y coordinar las actividades individuales del grupo. Organizar implica también establecer la autoridad directiva.

Control es el proceso de medir y evaluar el desempeño de cada componente organizacional de la empresa, y efectuar la acción correctiva cuando sea necesario para asegurar el cumplimiento eficiente de los objetivos, metas, políticas y normas de la empresa establecidos en el proceso de planificación.

Dirección es la función que trata, a través de la influencia interpersonal, de lograr que todos los involucrados en la organización contribuyan al logro de sus objetivos

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.

§   Wlsch, G., Milton, R. y Gordon, P. (1990) Presupuestos, Planificación y control de utilidades, editorial, Maureen Wilson, Naucalpan de Juárez, México.

§   //es.wikipedia.org/wiki/Liderazgo

§   //www.gestion.org/recursos-humanos/liderazgo/5750/elementos-de-direccion-la-comunicacion/